تشهد المملكة العربية السعودية في ظل رؤية 2030 نقلة نوعية ونحن نسعى للمساهمة فيها بفاعلية

تميزت شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بتطوير منظومة العمل المؤسسي في الشركة، من خلال تبني نظام الحوكمة Governance في كافة أعمال وأنشطة الشركة، حيث ركزنا على فصل الملكية عن الإدارة في إدارة أعمال الشركة، وتأسيس مجالس إدارة قادرة على الإدارة الرشيدة لأعمال الشركة، واستقطاب كوادر مهنية متخصصة في كل مجالات العمل وذلك لضمان تحقيق أفضل معايير الجودة في أعمالنا.

حيث نركز في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية على تفعيل مسار الإدارة الإستراتيجية Strategic Management Process لأعمال الشركة، من خلال تحديد رؤية الشركة Vision ورسالتها Mission وقيم العمل Values والعمل بشكل دوري على دراسة الوضع الحالي للشركة ( S.W.O.T Analysis ) من خلال تحليل البيئة الخارجية Analysis External و البيئة الداخلية تحليل البيئة الداخلية Analysis Internal بما يمكننا من صياغة الإستراتيجيات Strategies Formulating و تحديد الأهداف Setting Objectives والتركيز على تنفيذ الإستراتيجية Implementing Strategies وتقييم النتائج Evaluate Results

كما أن ثقافة العمل في الشركة تتبنى منهجيات الإدارة بالأهداف أو ما يعرف بالإدارة القائمة على النتائج (Results-Based Management (RBM ؛ ولهذا فإننا نتبنى العمليات الإدارية: (التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والرقابة) التي تحقق لجميع أصحاب المصالح Stakeholders تحقيق أهدافهم ، ونركز على الأهداف والنتائج الرئيسة Objectives and Key Results (OKR) كطريقة إدارية فعالة لإدارة أعمالنا، وقد قمنا ببناء لوحة قيادة إستراتيجية Dashboard تضم مؤشرات الأداء KPIs لكافة مجالات أعمالنا ، ونراعي منهجيات المقارنة المرجعية Benchmarking في أعمالنا.

وفي مسار التنظيم Process Organizing الإداري لأعمال شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية فقد قمنا بتحليل طبيعة العمل في الشركة ودراسة الهيكل التنظيمي المناسب Organizational Structure لأعمالها، وقد وجدنا أن النموذج العضوي Organic Form هو الأنسب لأعمالنا؛ فقمنا بتصميم هيكل تنظيمي مصفوفي Matrix Structure يضمن لنا- بإذن الله- النجاح في التوسع الأفقي والرأسي لأعمالنا مع ضمان الجودة في الخدمة، وقمنا بتطويره من خلال التركيز على تفعيل الوظائف الإدارية Management Functions كما أننا قمنا بعمليات تحليل الوظيفية Job Analysis و توصيف الوظيفة (Job Description) وتخصيص الوظيفية (Job Specification) ؛ وذلك لدراسة وجمع المعلومات المرتبطة بأنشطة العمل في الشركة، ثم قمنا بعمليات تقييم الوظيفية (Job Evaluation) بما تشمله من عمليات ترتيب الوظيفة (Job Ranking) وتصنيف الوظيفية (Job Classification) من أجل ضمن التثمين المناسب لطبيعة الأعمال في الشركة.

وقد ركزنا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية على تصميم وتبني نموذج عمل خاص وفريد ومميز لشركتنا Business model يحقق أهدافها، حيث يعد تجهيز مخطط نموذج العمل للشركة Business Model Canvas خطوة أساسية لتحسين ممارسة عمليات التخطيط والتنفيذ في الشركة لأن تخطيط نموذج عمل تجاري هو خريطة الطريق للأفكار في عقل العاملين في الشركة وأصحاب المصلحة وكيفية تحويلها إلى مشاريع وبالعمل من خلال نموذج عمل الشركة المخطط له بدقة فإننا ننفي عامل الإهمال بالتخطيط وندعم التنبؤ المبني على أُسس علمية صحيحة.

منهجيات إدارة المعرفة Knowledge Management والعمل على الاستثمار في رأس المال البشري Human Capital ورأس المالي المعلوماتي Human Capital ورأس المال المؤسسي Organization Capital ،من خلال تحويل المعرفة الضمنيــة Knowledge Tacit إلى معرفة صريحة Knowledge Explicit وذلك من خلال تبني تطبيقات دورة تداول المعرفة وإنتاجها SECI

ولضمان أفضل الممارسات في المجال القانوني فقد التزمت الشركة بتطبيق منهجيات إدارة المشاريع القانونية LEGAL PROJECT MANAGEMENT (LPM) في كافة أعمالها وممارستها؛ حيث بادرنا بتأسيس مكتب إدارة مشاريع نوعي Project management office (PMO) متخصص بإدارة المشاريع والاستشارات القانونية وفق معايير معهد إدارة المشاريع الإحترافية PMI ؛ وذلك لضمان تحقيق مشاريعنا للنتائج المتوقعة..

كما أننا نتبنى في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية منهجية إطار العمل للنموذج المرجعي للكفاءات الأساسية 12 CLOC لإدارة العمليات القانونية في المنظمات The CLOC 12 Core Competencies Reference Model وقد قمنا بالتطوير ليتواكب مع بيئة العمل في الوطن العربي بشكل عام وفي المملكة العربية السعودية بشكل خاص، وتم تدريب وتأهيل منسوبينا على أفضل الممارسات التطبيقة له

وقد قمنا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بتطوير إطار عمل إدارة المشاريع القانونية Legal Project Management (LPM) FRAMEWORK وفق معايير CLOC لإدارة (قضية / استشارة ) قانونية ما. ليتوافق مع طبيعة متطلبات العمل في الشركة، وطورنا معايير مرجعية خاصة تساعدنا على التميز في تقديم الخدمات القانونية والاستشارات بفاعلية وكفاءة عالية

وقد قمنا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بتطوير مجموعة عمليات دورة حياة إدارة المشاريع القانوينة Project Life Cycle Process Groups ؛وذلك لضمان جودة العمل القانوني Quality legal work وتحقيق أفضل معايير نتائج الأعمال Business results لمشاريعنا القانونية ، لتشمل المراحل التالية:

المرحلة الأولى : مرحلة الاستيعاب Intake ، ويشمل العمليات التالية :

• أمر تشغيل ( قضية / استشارة )جديدة
• تعيين محامي أساسي
• تحديد الموارد التي قد تشمل الاستعانة بمستشار (داخلي / خارجي)

المرحلة الثانية : مرحل التخطيط Planning ، ، ويشمل العمليات التالية :

• الوصول إلى اتفاق بناءً على متطلبات العميل
• التحقق من النطاق والتوقيت والأهداف وأصحاب المصلحة
• إجراء تحليل للتكاليف والعائد على استخدام الموارد والاستثمار
• إذا لزم الأمر ، حدد المستشار الخارجي
• تسليم المبادئ التوجيهية
• تحديد الرسوم والميزانية

المرحلة الثالثة: مرحلة التنفيذ Execution

• تسليم المشروع
• قبول التسليم
• الجهد الفعلي وبيانات الإنجاز
• طلبات التغيير
• المشاكل

المرحلة الرابعة : مرحلة الرقابة controlling

• مراقبة الإنفاق ومدى تحقيق النتائج المرجوة
• التقييم المستمر لملف المخاطر وتنفيذ الإستراتيجية
• مراقبة وإدارة استخدام الموارد ، بما في ذلك الميزانية والفريق
• مراقبة وإدارة النطاق والجدول الزمني
• مراقبة المهام والمخرجات والنتائج

المرحلة الخامسة : مرحلة المراجعة Review

• استخلاص الدروس المستفادة
• ما الذي لم ينجح وما لم ينجح؟
• ما الذي يجب تغييره (طلبات التغيير)؟
• ما يجب الاحتفاظ به أو استخدامه في الخدمات والعمليات والمشاريع الأخرى.
• تحديد أفضل طريقة لنشر المعرفة ولمن؟

ومن أجل بناء فرق عمل قانونية Team Building تعمل بكفاءة وفاعلية، فقد تم اعتماد منهجية نموذج تعيين المسؤولية RASCI– Responsibility Assignment Template لتحديد أدوار فريق العمل في المشروع القانوني وقد شملت أدوار RASCI ما يلي :

• المسؤولية (مدير المشروع وفريقه) Responsible
• المسؤول (مدير البرنامج) Accountable
• الداعم (الإدارة التنفيذية) Supportive
• المشورة (المستشار القانوني) Consulted
• الاطلاع (الإحاطة) Informed

وقد تم تطوير أدوات التحليل القانوني Legal Analysis في طريقة تحليل القضايا والتعامل معها وعقد ورش عمل تدريبية لفرق العمل في الشركة في كيفية استخدام أدوات التحليل القانوني Legal Analysis التالية:

• طريقة تلخيص القضايا IRAC
• الخرائط الذهنية Mind Map
• تحليل السبب الجذري Root Cause Analysis
• عظمة السمكة Fishbone analysis
• جدول السبب والنتيجة Cause and Effect
• تحليل البيئة SWOT Analysis
• أسئلة التحليل الخمسة 5 why analysis

وقمنا بتحليل لجدارات Competencies العمل في مجال المحاماة والاستشارات القانونية وبناء مصفوفة خاصة بالعمليات القانونية في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية ، وتطوير نماذج العمل الخاصة بها وتشمل هذه الجدارات ما يلي :

1. حزمة الجدارات القانونية ، وتشمل الأنشطة والمهارات التالية :
2. كتابة صحائف دعاوي
3. كتابة مذكرات جوابية
4. كتابة التماس على حكم
5. كتابة اعتراض على حكم
6. الاطلاع على مستجدات النظام
7. مهارة تكييف الواقعة
8. مهارة الترافع أمام الدائرة القضائية و شبه القضائية
9. مهارة تقوية الأسانيد في الدعوى
10. مهارة كتابة استشارة قانونية
11. مهارة صياغة العقود
12. ربط وقائع الدعاوى بالقرآن والسنة
13. مهارة تدقيق العقود
14. مهارة دراسة القضية
15. البحث القانوني
16. الإجراءات القانونية والقضائية
17. تقديم الحلول والآراء المبتكرة
18. القدرة على التحليل والاستنباط
19. حزمة الجدارات الإدارية، وتشمل الأنشطة والمهارات التالية :
20. مهارات التحليل والتشخيص
21. مهارات استخدام أدوات التحليل
22. مهارات التخطيط
23. مهارات التنظيم الإداري
24. مهارات القيادة الموقفة
25. مهارة إدارة المشاريع
26. مهارات بناء وإعداد التقارير الإدارية والقانونية
27. مهارات التعامل مع فرق العمل
28. مهارات إدارة الاجتماعات الفعالة
29. مهارات تقييم وإدارة الأداء
30. مهارات دراسات الجدوى
31. مهارات التفاوض والإقناع
32. مهارات التسويق
33. مهارت خمة العملاء والتواصل معهم
34. مهارات إدارة البيانات والمعلومات
35. مهارات الإبداع في حل المشكلات
36. حزمة الجدارات التقنية
37. التعامل مع ميكروسوفت وورد
38. التعامل مع ميكروسوفت بوربوينت
39. التعامل مع ميكروسوفت أكسل
40. التعامل مع البريد الإلكتروني
41. التعامل تقويم قوقل
42. التعامل مع نظام ERP للشركة
43. التعامل مع موقع معين (ديوان المظالم)
44. التعامل مع منصة ناجز
45. التعامل مع قوقل درايف
46. التعامل مع ZOOM والتميز
47. التعامل مع مواقع التواصل
48. سرعة الطباعة باللمس
49. التعامل مع موقع لجان الإفلاس
50. مهارات تحويل الملفات
51. مهارات تحميل الملفات
52. حزمة الجدارات اللطيفة
53. مهارات الاتصال الفعال
54. التعاون مع فريق العمل
55. مهارات إدارة الوقت
56. مهارات الإتيكيت والبروتوكول
57. الالتزام بالزي المناسب
58. مهارة حل المشكلات واتخاذ القرارات
59. التدريب والتطوير الذاتي
60. مهارات القراءة السريعة
61. مهارات التلخيص والاختزال
62. مهارات التفكير المنطقي
63. مهارات التفكير الناقد
64. سرعة البديهة
65. تنمية الطلاقة اللفظية
66. مهارات العرض والتقديم
67. تطوير اللغات الاجنبية
68. التركيز والترتيب والتنظيم
69. مهارات الإنصات والانتباه
70. المساعدة والتعاون
71. اللياقة وحسن التصرف
72. التوازن النفسي والانفعالي

وركزنا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية على تفعيل دور التقنية الحديثة في إدارة أعمال الشركة، من خلال تبني عمليات التحول الرقمي Digital Transformation في كافة أعمال الشركة وقمنا بتبني نظام إلكتروني Enterprise Resource Planning (ERP) ذي فاعلية وكفاءة عالية بالإضافة لإستخدام أنظمة تشغيلية أخرى تلبي إحتياجات كافة الإدارات التنفيذية في الشركة.

ولضمان أفضل خدمة لعملائنا فقد ركز في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية على تطبيق تطبيق نظام جودة الخدمة المدركة SERVQUAL في الشركة مما يعزز أبعاد الجودة المتمثلة في الملموسية Tangibles ، والاعتمادية Reliability ، والاستجابة Responsiveness ، والموثوقية Assurance ، والتعاطف Empathy .

ونحن نسعى اليوم إلى تحسين عملياتنا بشكل مستمر ، من خلال تبني منهجيات الكايزن Kaizen ومنهجية سيجما ستة لإدارة وتحسين الجودة Six Sigma من خلال إدارة تنفيذية حاصلة مؤهلة وحاصلة على درجة الحزام الأسود المتقدم في تطبيقات إدارة وقياس وتحسين جودة العمليات في المنظمات (لين ستة سيجما الحزام الأسود) (Master Black Belt Sigma Six Lean)

قمنا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بتطبيق منهجيات مخطط بطاقة تقييم نموذج العمل (BMSC) Business Model Score Card (BMSC) للتخطيط لبرامجنا وأعمالنا، وحيث تم تنفيذ ورش عمل وتوظيف ورش العصف الذهني Brainstorming لابتكار برامج العمل في الشركة وتعيين مدير لكل برنامج من البرامج وتحديد مفهوم البرنامج ومكوناته ومشاريع العمل المتعلقة به.

ومن الأمثلة للبرامج في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية على سبيل المثال لا الحصر ما يلي :

• برنامج التقاضي والاستشارات القانونية
• برنامج حقوق الملكية الفكرية
• برنامج التحكيم
• برنامج تأسيس واندماج وتعديل عقود الشركات
• برنامج منازعات التأمين
• برنامج المنازعات الزكوية والضريبية
• برنامج خدمات التوثيق
• برنامج المنازعات الرياضية
• برنامج القضايا البحرية والتجارة الدولية
• برنامج نشاط تسوية المنازعات والوساطة التجارية

حيث إننا ملتزمون في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بتطوير إدارة الموارد البشرية (الأفراد) في الشركة Human Resources Management ببعدها الإستراتيجي؛ لإيماننا أن منسوبينا هم أهم عوامل النجاح الحاسمة في نجاح أعمالنا، ومن أجل ضمان الاستخدام الأمثل للقوى العاملة على جميع المستويات بالشركة بهدف المساعدة على تحقيق أهداف الشركة ورضا العملاء.

وتشمل وظيفة الأفراد الأنشطة الآتية :

1. تقدير احتياجات الشركة من القوى العاملة.
2. حسن اختيار العاملين الجدد ووضعهم في الأعمال المناسبة لهم.
3. وضع هيكل سليم للأجور والمرتبات ونظم الحوافز المادية والمعنوية وهو شرط ضروري للاحتفاظ بالعاملين ودفعهم للعمل.
4. وضع قواعد النظام والسلوك داخل مكان العمل وتحديد أنواع العقاب والجزاءات التي تترتب على مخالفة هذه القواعد.
5. تدريب العاملين ويشمل: (أ)التدريب في مكان العمل نفسه ويتولى ذلك الرئيس المباشر، (ب) التدريب من برامج التدريب الرسمية.
6. رسم سياسات النقل والترقية بالنسبة للعاملين. ويستعان في ذلك بسجلات الأفراد التي تبين القدرات المطلوبة للوظيفة.
7. تصميم البرامج الصحيحة والآمنة لتلافي حوادث وإصابات العمل.
8. تقديم الخدمات الاجتماعية والترفيهية ومزايا برامج المعاشات والتأمينات المختلفة والتسهيلات الأخرى.
9. تهيئة جو من الثقة والتفاهم بينها وبين العاملين ووضع نظام لبحث شكاوى العاملين.

ننظر في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية لأداء منسوبينا نظرة إجلال وتقدير ، ولهذا نسعى بشكل مستمر لتحسين قدرتنا على تقييم وتقويم الأداء من خلال تبني نظام إدارة الأداء والذي يمثل عملية مستمرة لتحديد، وقياس وتطوير أداء الأفراد والوحدات الإدارية في الشركة ووصف الأداء مع الأهداف الإستراتيجية للشركة.

ولذلك فإننا نتبنى دورة إدارة الأداء بما نشمله من :

1. مرحلة تخطيط الأداء: وهي المرحلة التي يتم فيها وضع ملامح الإنجاز المطلوب تحقيقها خلال فترة الأداء (أهداف الأداء)، كما يتم فيها تحديد كيفية قياس هذه الأهداف (مؤشرات الأداء).
2. مرحلة توجيه الأداء: وهي المرحلة التي يبذل فيها الموظف الأداء اللازم لتحقيق الأهداف، بينما يراعي الرئيس توجيه الأداء للتأكد من تحقيق الأهداف وفق مؤشرات الأداء المتفق عليها.
3. مرحلة قياس الأداء: وهي فترة الحصاد التي يقارن فيها الرئيس محصلة ما كان من أداء الموظف طوال فترة الأداء مقابل المعايير التي تم الاتفاق عليها قبل بدايتها.
4. تعزيز الأداء: يعقب تطبيق المراحل الثلاثة لنظام إدارة الأداء من خلال ربط أداء الموظف بأشياء يرغب الموظف في الحصول عليها (مثل الزيادة السنوية أو المكافأة أو الدرجات أو غير ذلك)، وبهذا تضمن فعالية النظام من خلال مكافأة الأداء بنتائج إيجابية تشجع صاحب الأداء على الاستمرارية وتحفز الآخرين على المثل. وتتكرر هذه العناصر في دورة سنوية لإدارة الأداء، تتداخل عبر السنوات، بحيث يبقى الموظف محاسبًا على خطة أداء معتمدة من أول يوم إلى أخر يوم في فترة الأداء..

حيث تعتبر الوظيفة المالية Finance Function من أهم تطبيقات الإدارة المالية Financial Management في كافة عمليات الشركة، ونحن في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية نعتبر هذه الوظيفة من أهم الأنشطة التي تؤدي في أي مشروع متكامل من مشاريع الشركة، فكل مشروع متكامل يحتاج للأموال حتى يمكنه القيام بنشاطه وتختص الوظيفة المالية بأداء الأنشطة التالية:

1. التخطيط المالي

ويعني التخطيط المالي بدراسة التقدير المسبق للاحتياجات المالية طويلة الأجل وقصيرة الأجل وتدبير تلك الاحتياجات من المصادر المختلفة. ويهدف التخطيط المالي إلى الموازنة بين تدفق الإيرادات وتدفق المصروفات، أي موازنة الدخل بالإنفاق.

1. التمويل

حيث تحتاج الشركة حتى تتمكن من مباشرة نشاطها إلى نوعين من رأس المال: رأس المال الثابت، ورأس المال العامل، ويتم تدبير الأموال للاحتياجات المالية طويلة الأجل وقصيرة الأجل من المصادر الداخلية و الخارجية

1. الرقابة المالية

ويقصد بالرقابة المالية التأكد من أن تدفق الأموال من إيرادات ومصروفات يسير طبقًا للخطة المالية الموضوعة مسبقًا وتحديد الانحرافات عن الخطة عن طريق مقارنة الأرقام المعتمدة في الموازنات التخطيطية بالأرقام الفعلية وتصحيح تلك الانحرافات.

وحرصًا منا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية على تحسين علاقاتنا بعملائنا وتنمية تواصلنا معهم فقد تبنينا منهجيات الإدارة الفعالة لعلاقات العملاء Customer Relationship Management (CRM) ، من خلال بناء نظام فعال لإدارة علاقات العملاء CRM، وهو نهج يتم استخدامه من قبل قسم الشراكات الإستراتيجية في شركتنا، من أجل إدارة العلاقة بين شركتنا والعملاء الحاليين والمستهدفين. ونقصد بالعملاء الأفراد على اختلاف خصائصهم، وقد يقصد بهم الشركات التي يتم التعامل معها على أساس شخصياتها الاعتبارية. يمكن الإشارة إلى إدارة العلاقات أيضًا، بكونها الأنظمة الآلية التي تعمل على تحليل أنشطة الجمهور التسويقية وعلاقتها بالشركة. في الحالتين، فإن المفهوم البشري والآلي يشتركان في مهمة واحدة، وهي تحسين أسلوب التواصل مع العميل المستهدف ومنحه أفضل تجربة ممكنة.

وليقيننا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بأهمية الشراكات اللوجستية Logistics ، فقد قمنا بتأسيس إدارة للتطوير أعمال الشركات اللوجستية Logistics تعمل على تخطيط وإدارة أداره سلاسل الامداد ( Supply Chain Management SCM) حسب معايير منظمة إدارة سلاسل الإمداد (CSCMP) والتي تتضمن تخطيط وإدارة كل النشاطات الخاصة بعمليات بخلق المصادر (Sourcing) والمشتريات و النشاطات اللوجستية كما تتضمن التنسيق والتعاون بين كل الأطراف المشتركة في سلسله الإمداد من موردين و وسطاء ومقدمي الخدمات والعملاء. جوهر إدارة سلاسل الإمداد هو خلق التكامل بين الطلب والعرض عن طريق التنسيق بين االشركة ومورديها وعملائها لخلق نموذج لإدارة الأعمال عالى الأداء.

أما أننا نهتم بتطوير إدارة اللوجستيات ( Logistics Management ) في الشركة كجزء من إدارة سلاسل الإمداد التي تقوم بعمليات التخطيط والتطبيق والرقابة لكفاءة وفعالية التدفقات الأمامية والخلفية والتخزين لكل من البضائع والخدمات والمعلومات من مصدرها إلى نقطه استهلاكها وذلك لمقابلة متطلبات العميل.

لقد قمنا في شركة د.فهد الرفاعي وشركاؤه للمحاماة والاستشارات القانونية بتبني نمنهجية التسويق بالمحتوى Content Marketing ونحن ملتزمون بتطبيقات نموذج مخروط الإقناع والتأثير AIDA Theory Model في كافة ممسارتنا التسويقية لأعمالنا وخدماتنا، كما أننا ملتزمون بتحسين القيمة المقدمة لعملائنا ، من خلال التركيز على تطبيقات نموذج إبهاج متلقي الخدمة لكانوا Kano Model